内定とは応募者に対して企業が採用する意思を伝える事です。就職活動は内定を目指して行ないますから、内定が貰える事は就職活動が成功した証であり、喜ばしい事です。

しかし、就活生は本命以外の企業にも就職活動を行う事は珍しくなく、複数の内定を抱えて本命以外の内定を辞退するケースもあります。また、内定後に違う仕事や目標など、他にやりたい事が見つかる事もあります。

その為、内定辞退については珍しくない事ですし、採用担当者や企業側もある程度は想定しているものです。

ただし、企業は採用に対して求人広告や面接に関する人件費など多くの費用を掛けている事、採用は事業計画に大きな影響を与える事を忘れてはいけません。

内定辞退は決して悪い事ではありませんが、適切な方法で行わなければ企業に大きな迷惑をかけてしまいます。就活生においても社会人としてのスタートをすっきりとした気分で迎えたいものです。

そこで、適切な内定辞退の方法についてご紹介します。

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内定辞退はいつまでにするべき?内定式まで?期限はあるのか?

内定辞退のタイミングについては、まず気になるのは法的に問題が無いかでしょう。

民法では契約期間の定めのない労働契約の場合、当事者はいつでも解約の申し入れができる事、雇用関係については解約の申し入れから2週間を経過すれば終了する事が定められています。

また、内定は通常、卒業後の4月1日から労働契約(民法上の雇用契約)を結ぶ予約をする事です。この事から、入社日の2週間前であれば内定を辞退しても法的には問題はありません。

企業によっては内定承諾書や入社に対する誓約書へのサインを求める場合がありますが、それらの後に内定を辞退しても基本的に問題ありません。

法的には内定辞退の期限は入社日の2週間前と言えますが、実際にはどのタイミングが良いでしょうか。それを考える上では、まず企業の立ち場で考えてみましょう。

内定を辞退した場合、その企業は採用予定人数が1名減ることになります。その為、企業としては代わりに1名採用する必要がありますが、採用は時期が遅れるほど難しくなります。

良い人材は早く決まりますから、企業にとって採用は早く動き、良い人材を確保したいのが本音です。

内定通知を受け取った時、内定承諾書へ返信する時、他社から内定を貰った時、内定式など、内定辞退を決意するタイミングは様々です。

内定辞退は遅れれば遅れるほど企業への影響が大きくなります。そう考えると、内定辞退はできれば内定式の前までが良いですが、早ければ早いほうが良いでしょう。

内定辞退は電話かメールで問題ない

内定辞退の方法については、直接伝える、手紙、メール、電話などが考えられます。内定を貰うまでには書類選考や面接などの過程があり、採用担当や企業の関係者との関わりも多くあります。

内定は採用する側とされる側、お互いが真剣に向き合って進めてきた結果ですから、最も丁寧な方法としては直接訪問して事情を説明し、お詫びする事でしょう。

しかし、企業も内定辞退については、ある程度予測しており、応募者へ不採用の連絡を郵送やメールで行うケースも増えていますから、そこまでする必要はありません。

手紙は丁寧な対応ではありますが、届くまでに時間がかかります。企業への影響を考えると内定辞退は一日も早く伝えた方が良いですから、予め電話やメールで伝えた上で手紙を出すと良いでしょう。

電話とメールでは、電話の方が誠意が伝わりやすいですし、丁寧な対応と言えるでしょう。しかし、話すのが苦手な場合や緊張する、電話をするのが怖い、そんな場合は無理しないでメールで伝えても良いでしょう。

但し、メールで伝える事を快く思わない企業もある事、採用担当者にお世話になった場合や、知人からの紹介など特別な関わりがあった場合などは、電話で伝えるのが礼儀だという事を忘れない様にしましょう。

内定辞退については電話かメールで問題ないですが、内定辞退は企業の期待を裏切る行為であり、費用や採用計画の修正など大きな迷惑をかけてしまう行為である事を忘れずに、誠意を持って対応しましょう。

内定辞退の理由は何て伝えればいいのか?

内定辞退の理由を伝えるとき、せっかくの内定を断ってしまう事に対して、後ろめたい気持ちになり、つい当たり障りの無い理由を考えてしまう場合があります。

しかし、その必要はありません。内定辞退の理由は正直に伝える方が良いのです。その理由としてまず挙げられるのは、企業は内定辞退の本当の理由が知りたいという事です。

企業において採用活動は今後も続きますし、企業は良い人材を効率的に採用する為にどうすべきかを常に考えています。内定辞退という事実は変えられないのですから、正直な理由を伝える方が企業の為になるのです。

また、正直に伝える方が誠意が伝わります。相手は採用のプロであり、就活生よりも社会経験が豊富な人生の先輩です。取り繕った理由は簡単にバレてしまうものです。

内定辞退の理由としては、職種や業界、適性など、志望動機として伝えていた事に関して変化が起きた事、介護や引越しなどのやむを得ない事情などが考えられますが、最も多いのは他社を選ぶ事です。

何故、他社を選んだのか、何に対して、どのように悩み、何が決め手になったのか、真摯に伝えましょう。その場合、大切なのは、辞退する企業を非難するような内容は避ける事です。

あくまでも、その企業に惹かれ、当初は入社を考えたが、悩んだ末、ある理由により、他社を選んだという形が良いでしょう。面接では第一志望と言ったのに何故?と質問される場合もあるでしょう。

その場合も、当初は第一志望だったが、内定後、他社の職種や業種、条件などがより自分の適性や希望に合っていると感じた事、つまり、面接後に気持ちが変わった事をしっかりと伝えましょう。

尚、内定を辞退してどの企業に入社するのか、入社先での処遇など、よほど質問されない限り、余計なことは言わないように気をつけましょう。

電話で内定辞退する場合

電話のかけ方とマナー

電話で内定辞退を伝える場合、まずは基本的な電話のマナーを押さえておきましょう。かけ方のポイントは次の通りです。

  1. ①かける時間帯を考える 

    昼食や休憩時間は避けます。また、出社した直後や退社前は忙しくなるものです。始業時間の1時間後~終業時間の1時間前が良いでしょう。

  2. ②学校名と氏名を名乗る

    まずは自身の所属と氏名をはっきりと伝えます。

  3. ③採用担当者を呼び出してもらう

    採用担当者の正式な部署名と氏名を伝えます。

  4. ④改めて挨拶する

    採用担当者が出たら、改めて学校名と氏名を名乗ります。

  5. ⑤内定のお礼をする

    まずは、内定を貰った事への感謝の気持ちを伝えます。

  6. ⑥内定辞退を伝える

    次に、内定を辞退する事を伝えます。できるだけきっぱりと、気持ちが揺らがない事が伝わるように心がけます。

  7. ⑦理由を伝える

    辞退の理由を聞かれたらできるだけ正直に、簡潔に伝えます。辞退の理由はあくまでも相手に聞かれてからで構いません。

  8. ⑧お詫びする

    内定辞退に対するお詫びの気持ちを伝えます。

  9. ⑨切る

    できるだけ先に切らない。先に切る場合はひと呼吸おいて静かに受話器を置きます(ボタンを押します)。

尚、担当者が不在の場合は、在社予定を確認して、必ずかけ直します。

辞退の理由や就職先を必要以上にしつこく聞かれたり、内定辞退を非難するようなコメントがあった時は、毅然とした態度で臨みましょう。場合によっては「これ以上はお答えできません」と話を切っても良いでしょう。

また、電話をかける際には、内定辞退に対する謝意と誠意を伝えるよう心がけましょう。内定辞退の電話は緊張しますが、社会人としての資質を身につける良い機会だと考えて、前向きに取り組みましょう。

例文

○○大学の○○です。この度は内定をいただき、ありがとうございました。実は、大変申し訳ありませんが、内定を辞退させていただきたいと思い、お電話いたしました。

(理由を聞かれた場合は、正直に簡潔に答える)

  • 例① 私自身の適性をもう一度よく考えたところ、やはり○○よりも○○の方が合っているのでは無いかと考えました・・・
  • 例② 内定をいただいた後、改めて将来について考え直し、やはり○○の業界へ進む事が良いのではないかと思いました・・・
  • 例③ 貴社は第一志望でしたので、大変悩んだのですが、家庭の事情で勤務が難しくなってしまいました・・・

(必要以上に質問されたり、内定辞退を避難された場合は、回答を切り上げる)

  • 例① 申し訳ありませんが、これ以上は控えさせていただきます。
  • 例② これ以上の回答はお許し願いたいのですが・・・

○○様(採用担当者)や貴社の皆様には大変ご迷惑をお掛けして申し訳ありません。それでは失礼いたします。

メールで内定辞退する場合

メールで伝えるときのポイント

メールで内定辞退を伝えるのは電話よりも簡易的な方法ではありますが、それだけに誠意を伝える為にはマナーと気配りが必要です。

電話では話し方や声のトーンなどでも、こちらの謝意や誠意を伝える事ができますが、メールでは文章にしなければそれらは伝わらないという事を忘れないようにしましょう。

  1. ①件名

    件名は「内定辞退のご連絡」など、簡潔に内容がわかるように書きます。

  2. ②宛名

    会社名、部署、担当者名を書きます。会社名、部署名は略さず、正式名称を書きます。

  3. ③内定のお礼を伝える

    まずは、内定を貰った事への感謝の気持ちを伝えます。

  4. ④内定辞退を伝える

    内定を辞退する事を伝えます。

  5. ⑤理由を伝える

    基本的に内定辞退の理由は伝えなくても良いですが、電話と異なりリアルタイムでの質疑応答ができない事と、最初のメールで出来るだけ納得してもらう事を考えると、メールでは簡潔に理由を書いたほうが良いでしょう。

  6. ⑥お詫びする

    内定辞退に対するお詫びの気持ちを伝えます。また、メールで返答した事に対してもお詫びします。

  7. ⑦感謝の気持ちを伝える

    応募から面接、内定に至るまで、就職活動でお世話になった事への感謝の気持ちを伝えます。

  8. ⑧まとめ

    相手の今後の発展を願う形で締めくくります。また、最後に必ず所属と氏名、連絡先を書きます。

例文

(件名)内定辞退のご連絡

株式会社○○○○人事部 ○○○○様○○大学の○○○○です。

この度は内定をいただき、ありがとうございました。

大変光栄なお話をいただきながら、誠に恐縮ですが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

(理由を簡潔に伝える)

  • 例① 内定後、改めて自身の適性を考えた結果、別の業種ヘ進むことを決意いたしました。
  • 例② 再度、進路について熟考した結果、将来の夢である○○を目指す道を選ぶ事にいたしました。

貴重な時間をいただき、面接や選考を行って頂いたにも関わらず、このようなお返事をする事になり、申し訳ありません。

また、本来であれば直接、お詫びすべきところをメールでのご連絡となり、重ねてお詫び申し上げます。就職活動においては、○○様や各ご担当者様に大変お世話になりました事を心から感謝しております。

最後になりますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

(所属)○○大学 ○○学部(氏名)○○○○(連絡先)住所・電話番号・メールアドレス

手紙で内定辞退する場合

手紙を書くときのポイント

内定辞退は採用側の立ち場で考えると、追加の採用や採用計画の見直しなどの対応が必要ですので、一日も早く知りたいものです。手紙は届くまでに時間がかかりますから、本来は内定辞退の方法としては向いていません。

しかし、謝意や誠意を伝える場合には手紙が最も適しています。その為、電話やメールでいち早く内定辞退を伝えた後に、それを補完するお詫び状の形で送るのが適しています。

最近ではワードソフトでの入力や横書きの文書も一般的になっていますが、できれば縦書きで、手書きの方がよりお詫びの気持ちが伝わるでしょう。それを踏まえて、内容を考えましょう。

  1. ①宛名

    会社名、部署、担当者名を書きます。会社名、部署名は略さず、正式名称を書きます。

  2. ②挨拶文

    拝啓、敬具、など、一般的な文書マナーに沿って書き始めます。

  3. ③内定のお礼を伝える

    まずは、内定を貰った事への感謝の気持ちを伝えます。

  4. ④内定辞退を伝える

    内定を辞退する事を伝えます。基本的には内定辞退の理由は伝えなくても良いですが、書く場合は簡潔に書きましょう。

  5. ⑤お詫びする

    内定辞退に対するお詫びの気持ちを伝えます。

  6. ⑥感謝の気持ちを伝える

    応募から面接、内定に至るまで、就職活動でお世話になった事への感謝の気持ちを伝えます。

  7. ⑦まとめ

    相手の今後の発展を願う形で締めくくります。

内定辞退の手紙はできるだけ早く出しましょう。タイミングとしては内定辞退の電話を入れた当日か翌日には発送したいものです。

また、最近では手紙での詫び状は不要と考える企業もあります。電話で内定辞退を伝えた時に、企業から詫び状は不要と言われたら、出さなくても良いでしょう。

例文

拝啓

○○株式会社 人事部 ○○○○様

この度は、内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。

大変身勝手ではありますが、自身の将来について熟考した結果、今回の内定を辞退させて頂きたくご連絡いたしました。

面接に際し、○○様や貴社の皆さんには大変お世話になり、また貴重なお時間をいただいたにも関わらず、大変心苦しく思っております。

誠に勝手な申し出ではありますが、何卒お許しいただきたくお願い申し上げます。

貴社のますますのご発展を心よりお祈りしております。

敬具

まとめ

就職は社会人としてのスタートを切る、人生の転機とも言えます。その大切な場面で、沢山悩み、迷い、選択することは当然の事です。内定辞退は決して珍しい事ではありません。

しかし、社会人としての経験が無い就活生にとっては、どう対応すべきか悩むものでしょう。そこで大切なのは、それまでお世話になった採用担当者や企業に対して感謝の気持ちを持つことです。

その上で、真摯に向き合い、お詫びすれば必ず相手に伝わります。また、この経験は今後の社会生活でも必ず役に立ちます。社会人への第一歩として、前向きに取り組みましょう。

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